Практика процессного управления на свободном программном обеспечении

Практика процессного управления на свободном
программном обеспечении

2-е издание, исправленное

Михеев А.Г.

Национальный Открытый Университет “ИНТУИТ”
2016

2

Практика процессного управления на свободном программном обеспечении/ А.Г. Михеев - М.:
Национальный Открытый Университет “ИНТУИТ”, 2016

Описан процессный подход к организации управления предприятием. Рассмотрены основные
перспективы исполнимых бизнес-процессов.
Дано описание основных элементов систем управления бизнес-процессами и административными
регламентами. Показано, как разрабатывать и исполнять бизнес-процессы. Описание работы с
системой управления бизнес-процессами и административными регламентами производится на
примере свободного ПО с открытым кодом RunaWFE. Приведен порядок выполнения практических
занятий. Предназначен для студентов, обучающихся по направлениям подготовки «Бизнес-
информатика», «Прикладная информатика (в экономике)», «Автоматизированные системы обработки
информации и управления». Материалы курса распространяется свободно на условиях лицензии
GNU FDL.

(c) ООО “ИНТУИТ.РУ”, 2015-2016
(c) Михеев А.Г., 2015-2016

3

Введение. Процессный подход к организации управления
предприятием

Цель лекции:Изложение процессного подхода к организации управления предприятием

Введение

Процессный подход предполагает, что деятельность предприятия можно представить в
виде множества выполняющихся бизнес-процессов. Он эффективен для предприятий, в
производственной деятельности которых происходит многократное повторение одних
и тех же цепочек действий, совершаемых различными исполнителями. Такими
предприятиями является большинство офисных компаний, занимающихся различными
видами работ с документами, например, таких как - банки, страховые, инвестиционные
компании, консалтинговые компании, издательства. Также использование процессного
подхода эффективно на предприятиях, деятельность которых описывается детальными
регламентами, например, - в органах государственного управления.

В литературе используется около ста различных определений понятия бизнес-процесс.
Поэтому в настоящем курсе мы не будем приводить общего определения бизнес-
процесса, отметим только что, как правило, определение предполагает наличие у
бизнес-процесса графической схемы, на которой расположены узлы и переходы
(стрелочки). По переходам перемещаются точки управления.

Появление точки управления в узле определенного вида соответствует выполнению
некоторого действия в производственной деятельности предприятия. Переходы на
схеме бизнес-процесса, а также узлы, предназначенные для разветвлений и слияний
точек управления, располагаются таким образом, чтобы учитываемые в бизнес-
процессе действия выполнялись скоординировано и в правильном порядке.
Процессный подход не предполагает обязательную автоматизацию предприятия.
Бизнес-процессы могут быть двух видов: Бизнес-процессы для аналитического
моделирования деятельности предприятия и исполнимые бизнес-процессы.

Бизнес-процессы для аналитического моделирования фактически представляют собой
специальный язык общения менеджеров, бизнес-аналитиков и руководителей
предприятий и используются для выработки и объяснения базовых решений по
организации бизнеса предприятия. Задача их - обеспечить восприятие и понимание
этих решений людьми, поэтому они не содержат деталей, как правило, ограничиваются
описанием только часто используемых последовательностей действий, не содержащих
каких-либо отклонений, описанные в них последовательности действий не
предназначены для реального исполнения.

Исполнимые бизнес-процессы, напротив, предполагают перемещение точек
управления по схеме бизнес-процесса в компьютерной среде в точном соответствии с
выполняемыми на предприятии действиями. Реализуют такие компьютерные среды -
системы управления бизнес-процессами и административными регламентами. Далее
будем называть их - СУБПиАР. Фактически СУБПиАР раздают задания исполнителем
в соответствии с перемещением точек управления по схеме бизнес-процесса и

4

контролируют выполнение этих заданий.

Исторически процессный подход сначала включал в себя только бизнес-процессы для
аналитического моделирования. В рамках этого подхода проводилось выделение
бизнес-процессов предприятия, анализ выделенных бизнес-процессов и
генерировались предложения по повышению эффективности бизнеса путем изменения
бизнес-процессов. Далее производилось внедрение измененных бизнес-процессов на
предприятии. Происходило оно, как правило, достаточно долго и сложно, - через
изменение должностных инструкций, организационной структуры, прямые указания
руководителей.

Появление исполнимых бизнес-процессов принесло процессному подходу много
новых преимуществ. Основные из них - это:

использование СУБПиАР как аналога производственного конвейера и, как
следствие, существенное повышение производительности труда офисных
работников
возможность быстрого изменения бизнес-процессов предприятия в ответ на
изменение условий бизнеса

В последние годы происходит активное внедрение СУБПиАР как в бизнесе, так и в
государственных организациях. Поэтому возникла потребность обучения студентов
как экономических специальностей, так и специальностей, связанных с
информационными технологиями, процессному подходу и работе с СУБПиАР.

В настоящем курсе рассматриваются в основном исполнимые бизнес-процессы. В
курсе приведены определение и основные характеристики исполнимых бизнес-
процессов, описаны системы управления бизнес-процессами и административными
регламентами и их основные компоненты. Изложены основы разработки бизнес-
процессов предприятия. Предполагается что в рамках настоящего курса студенты
изучат теорию исполнимых бизнес-процессов, основные компоненты типичных
СУБПиАР, познакомятся с графическими нотациями описания бизнес-процессов,
получат практический опыт разработки и исполнения бизнес-процессов.

Описание основных элементов систем управления бизнес-процессами дано на примере
свободной системы с открытым кодом – RunaWFE. RunaWFE свободно
распространяется вместе со своими исходными кодами на условиях открытой лицензии
LGPL. Система бесплатная, ее можно свободно установить на любое количество
компьютеров и использовать без каких-либо ограничений. Скачать дистрибутивы и
исходный код ее можно через интернет с портала разработчиков свободного
программного обеспечения sourceforge.net по адресу: ссылка:
http://sourceforge.net/projects/runawfe - http://sourceforge.net/projects/runawfe.

Адрес сайта проекта RunaWFE - ссылка: http://www.runawfe.org/rus -
http://www.runawfe.org/rus.

Процессный подход к организации управления предприятием

5

Уровни процессного управления

Современный взгляд на процессное управление предполагает разнесение управления
по нескольким уровням.

На первом уровне рассматривается общее стратегическое управление предприятием.
На этом уровне используются бизнес-процессы для аналитического моделирования.
Задача бизнес-процессов данного уровня – формирование общих представлений об
основных бизнес-процессах предприятия и обмен этими представлениями между
управленцами. Этот уровень не предполагает реальное исполнение разработанных
бизнес-процессов. На первом уровне удобно изображать бизнес-процессы в
графических нотациях IDEF0, IDEF3, DFD, EPC, и родственных им. Также на этом
уровне можно использовать некоторые конструкции нотации BPMN 2.0. В качестве
программных средств для работы с бизнес-процессами на первом уровне можно
использовать, например, такие программы, как Business Studio, Microsoft Visio или
ARIS.

Описать последовательности действий в бизнес-процессах первого уровня можно и
просто в виде текста, такие описания называются - текстовые регламенты. Однако
визуальную информацию люди воспринимает существенно быстрее и легче, чем
текстовые описания. Поэтому наибольшее распространение получили именно
графические представления моделируемых бизнес-процессов.

На первом уровне процессного управления также используются средства
имитационного моделирования. Этот класс программ не предусматривает реального
исполнения бизнес-процессов предприятия в компьютерной среде. Системы
имитационного моделирования содержат настраиваемую статистическую модель
бизнес-процессов организации. Задавая различные параметры этой модели и
многократно “проигрывая” бизнес-процессы на условных автоматических
пользователях, можно получить значения различных показателей деятельности и таким
образом прогнозировать изменение реальных показателей предприятия в будущем в
зависимости от тех или иных изменений в бизнес-процессах. Если статистическая
модель построена правильно, то имитационное моделирование может быть средством
определения оптимальных параметров бизнес-процессов.

На следующем уровне стратегические бизнес-процессы предприятия переводятся в
исполнимые бизнес-процессы. На этом уровне схемы бизнес-процессов принято
изображать в нотациях BPMN, UML (Диаграмма деятельности) и родственных им. На
втором уровне текущая деятельность предприятия представляется в виде множества
выполняющихся экземпляров бизнес-процессов. На этом уровне используются
СУБПиАР. Основная задача данных систем - раздавать задания исполнителям и
контролировать их выполнение. Вместе с заданием исполнителю передается
требующаяся для его выполнения информация. Последовательность заданий
определяется схемой бизнес-процесса, которую можно разработать и в дальнейшем
быстро модифицировать при помощи графического дизайнера. Эта схема похожа на
блок-схему алгоритма. По схеме перемещаются точки управления. В определенных
узлах схемы генерируются задания исполнителям.

6

Есть определенное сходство между исполнимым бизнес-процессом и компьютерной
программой. В основе и исполнимого бизнес-процесса и компьютерной программы
лежат алгоритмы. Для компьютерных программ, так же как для бизнес-процессов для
аналитического моделирования, существуют графические нотации (Например,
диаграмма классов UML), которые программисты и программные архитекторы
используют для объяснения различных программных и архитектурных решений.
Однако, сами компьютерные программы пока все-таки массово не разрабатываются в
форме графических объектов, они в основном пишутся в виде текстов на языках
программирования. В чем ситуация для исполнимых бизнес-процессов отличается от
компьютерных программ? В отличие от компьютерной программы, команды которой
выполняет компьютер, часть действий бизнес-процесса выполняют люди. Они делают
это существенно дольше компьютера, поэтому экземпляры бизнес-процессов
выполняется относительно долго, их состояние меняется медленно. Более того, в
отличие от компьютерной программы, во время выполнения бизнес-процессов
менеджмент предприятия может заметно влиять на их выполнение, например,
увеличивать или уменьшать количество работников, выполняющих те, или иные
действия.

Поэтому руководителям и менеджерам предприятия важно быстро понимать, в каком
состоянии находятся исполняющиеся экземпляры бизнес-процессов предприятия.
Такое понимание дает графическая схема бизнес-процесса с нанесенными на нее
текущими положениями точек управления, а также пройденными этими точками
маршрутами с момента запуска экземпляра бизнес-процесса. Для компьютерных
программ такие диаграммы в большинстве случаев смысла не имеют, т.к. скорость
перемещения точек управления будет существенно превышать пределы человеческих
возможностей по их отслеживанию.

Третий уровень соответствует бизнес-объектам предприятия. Состояние всего
предприятия на текущий момент времени определяется состоянием всех бизнес-
объектов предприятия на этот момент времени. Процессный подход предполагает, что
состояния бизнес-объектов изменяются экземплярами бизнес-процессов второго
уровня при выполнении соответствующих заданий. Для этого слоя в качестве
хранилищ традиционно используются системы управления контентом (ECM-системы),
или системы управления базами данных. Также возможно на этом уровне использовать
ERP-системы (например, можно использовать систему 1С, или Галактика).

В примерах по разработке бизнес-процессов мы иногда будем использовать в качестве
хранилища бизнес-объектов листы документов Microsoft Excel. Это сделано для
учебных целей, чтобы продемонстрировать концепцию третьего слоя легко и быстро.

Преимущества процессного подхода

Использование процессного подхода на первом уровне приводит к появлению единого
для всех менеджеров предприятия языка описания бизнес-процессов, основанного на
графических диаграммах. После того как сотрудники предприятия освоят этот язык,
они смогут быстро читать существующие бизнес-процессы, обсуждать их особенности,
предлагать различные изменения. После проведения обследования предприятия,

7

выявления повторяющихся последовательностей действий и группировки их в бизнес-
процессы первого уровня становится возможным проводить анализ выделенных
бизнес-процессов, выявлять и исправлять неудачные решения, оптимизировать узкие
места и критические участки бизнес-процессов. Если же деятельность предприятия не
формализована, бизнес-процессы не описаны, то улучшение и оптимизацию
управления проводить сложно.

Использование исполнимых бизнес-процессов дает следующие преимущества:

Существенно повышает производительность труда
Заметно упрощает деятельность по контролю выполняемых работ. Повышает
прозрачность работы предприятия.
Повышает качество продукции предприятия, т.к. - за счёт автоматической
регламентации и средств мониторинга обеспечивается соблюдение всех
предусмотренных правил
Позволяет оперативно изменять бизнес-процессы в ответ на изменение условий
деятельности предприятия
Позволяет решить задачу интеграции масштаба предприятия
Уменьшает стоимость работ по автоматизации предприятия, повышает скорость
разработки и надежность программного обеспечения.

Рассмотрим эти преимущества более подробно.

Раньше (до появления исполнимых бизнес-процессов) выполнение бизнес-процессов в
организациях производилось в основном косвенным образом - через изменение
должностных инструкций, организационной структуры предприятия, прямые указания
руководителей. Однако степень автоматизации современных предприятий позволяет
реализовывать прямое выполнение бизнес-процессов в компьютерной среде. В этом
случае на предприятии появляется аналог производственного конвейера, от которого
можно получить увеличение производительности труда, сравнимое с тем, которое было
получено от внедрения конвейера на производстве. Повышение производительности
труда достигается вследствие того, что данный механизм позволяет исключить из
действий сотрудников рутинные операции, неэффективные процедуры, связанные с
поиском и передачей информации, существенно повысить скорость взаимодействия
сотрудников. Работники выполняют поступившие задачи, не отвлекаясь на:

Получение от других работников необходимых для выполнения задания данных
Передачу результатов своего труда другим работникам
Изучение должностных инструкций

Все необходимое возникает перед работником на экране компьютера.
Последовательность выполнения элементов работ определяется схемой бизнес-
процесса. В узлах схемы СУБПиАР раздает задания исполнителям и контролирует их
выполнение.

Использование исполнимых бизнес-процессов также позволяет оперативно
перестраивать бизнес-процессы организации. Во многих случаях исполнителей

8

заданий можно даже не информировать об изменении бизнес-процесса, так как это не
отразится на характере их работы. То есть получается легче и быстрее изменять
выполнение процессов. Таким образом предприятие может более эффективно
реагировать на изменение внутренних или внешних условий.

На современном российском предприятии, как правило, уже эксплуатируется
несколько разнородных автоматизированных систем, которые участвуют в каких-либо
бизнес-процессах предприятия. Так как бизнес-процессы пронизывают все
предприятие, в процессе исполнения им придется взаимодействовать со всеми
автоматизированными системами. Таким образом, задача внедрения СУБПиАР
оказывается частным случаем задачи интеграции компьютерных приложений
масштаба предприятия. Иными словами, при внедрении СУБПиАР на предприятии
должны появиться приложения, обеспечивающие ее интеграцию с уже имеющимися
системами.

СУБПиАР является центральной частью современных систем масштаба предприятия.
Если в корпоративной информационной системе (КИС) отсутствует СУБПиАР, то
логика бизнес-процессов оказывается рассеянной по различным элементам системы —
базам данных, отдельным приложениям и т. д., такие системы сложно сопровождать и
развивать дальше.

На предприятиях с устойчивыми повторяющимися цепочками операций внедрение,
настройка и сопровождение систем на основе СУБПиАР оказывается быстрее и
дешевле традиционной автоматизации, при которой для различных задач и
подразделений разрабатываются отдельные компоненты приложения. СУБПиАР
позволяют:

Быстро адаптировать разработку к изменению задач и появлению новых идей за
время разработки
Понизить стоимость разработки за счет:

Разработки бизнес-процессов средствами СУБПиАР вместо написания кода
Исключение взаимодействия программистов с заказчиком. Бизнес-аналитику
и заказчику гораздо более комфортно взаимодействовать друг с другом при
совместной разработке основных элементов схемы исполнимого бизнес-
процесса, чем заказчику и программисту при обсуждении текста
технического задания
В этом случае программист освобождается от рутинных задач и может
сосредоточиться на разработке сложных графических элементов и
коннекторов, что повышает эффективность его труда

Снизить стоимость технической поддержки
Существенно снизить стоимость доработок и сопровождения

При традиционной разработке решение описывается дважды: один раз при помощи
текста, включенного в техническое задание или технический проект, второй раз - в
виде программного кода. Процессный подход позволяет описать решение только один
раз, в виде исполнимого бизнес-процесса и таким образом снизить затраты на
автоматизацию.

9

Эти преимущества (быстрее, дешевле, легче в поддержке и сопровождении) совпадают
c преимуществами парадигмы объектно-ориентированного программирования по
сравнению с почти вытесненной ей из практики парадигмой процедурного
программирования. По аналогии автоматизацию на основе исполнимых бизнес-
процессов можно интерпретировать как новую парадигму высокоуровневого
программирования и ожидать существенного увеличения масштабов ее использования
по сравнению с традиционной автоматизацией.

Исполнимые бизнес-процессы и СУБПиАР

Управление бизнес-процессами — активно развивающаяся область и многие термины
в ней еще не до конца устоялись. Различные авторы прибегают к таким понятиям, как
СУБПиАР, системы управления потоками работ (Workflow), системы управления
документооборотом (Docflow), системы интеграции масштаба предприятия (EAI -
Enterprise Application Integration) и т. п.

Мы будем использовать термин управление потоками работ (Workflow) применительно
к случаям, когда исполнителями заданий бизнес-процесса являются только люди.
Термин СУБПиАР мы будем рассматривать в качестве более общего по отношению к
управлению потоками работ: исполнителями заданий бизнес-процесса или регламента
в СУБПИАР являются как люди, так и компьютерные приложения. Как правило,
СУБПиАР координирует работу всех исполнителей единообразно, не выделяя
специальным образом работы, выполняемые человеком или компьютерными
системами.

Кроме СУБПиАР большое распространение получили системы управления
документооборотом, или DocFlow-системы. Вместо точек управления системы
управления документооборотом используют “поток документов”. DocFlow-системы
описывают деятельность предприятия в виде документов, путешествующих между их
редакторами по определенным маршрутам в соответствии с заданными правилами.

DocFlow-системы являются наследниками бумажного документооборота. Отсюда
следуют их естественные ограничения: с документом можно совершить ограниченный
набор действий: одобрить/отказать, визировать, удалить, внести правку и т. п. Обычно
системы документооборота дополняются системами хранения образов бумажных
документов и системами версионного контроля. Основным преимуществом систем
документооборота является возможность их быстрого внедрения на предприятии, если
там уже на хорошем уровне налажен документооборот.

В системах документооборота, так же как и в СУБПиАР, существуют схемы на основе
графов, которые состоят из узлов, соединенных возможными переходами. Однако по
этим графам перемещаются не точки управления, а “корзины” документов. В DocFlow-
системах, как правило, данные содержатся внутри документов, которые
непосредственно перемещаются по схеме документооборота.

В СУБПиАР данные не перемещаются вместе с точкой управления, а содержатся в
глобальных (соответствуют всему бизнес-процессу) и локальных (соответствуют

10